Dans un environnement technologique en constante évolution, les projets de transformation des systèmes d’information sont essentiels pour maintenir la compétitivité et répondre aux besoins changeants des entreprises. 

Cependant, avec de nombreux projets potentiels et des ressources limitées, il est crucial de segmenter et de prioriser ces initiatives de manière stratégique. 

Comprendre les objectifs de transformation des SI 

Avant de commencer à segmenter et à prioriser les projets, il est essentiel de comprendre les objectifs globaux de la transformation des SI. Ces objectifs sont souvent :

• L’amélioration de l’efficacité opérationnelle 
• La réduction des coûts
• L’amélioration de la satisfaction client/collaborateurs
• Le support à la croissance et à l’innovation

Comprendre ces objectifs aide à aligner les projets de transformation avec les priorités stratégiques de l’entreprise et à établir une base solide pour la segmentation et la priorisation.

Segmenter les projets de transformation

La segmentation des projets de transformation des SI permet de mieux gérer et organiser les initiatives. Voici les principaux critères que nous voyons chez nos clients :

→ Par domaine fonctionnel

Les projets peuvent être segmentés par domaine fonctionnel, tels que la finance, les ressources humaines, les ventes, et le service client. Quelques exemples autour de Salesforce : 

1. CPQ pour les ventes :
   • Objectif : Optimiser la création de devis, la configuration des produits, et la gestion des prix pour accélérer le cycle de vente et améliorer la précision des offres commerciales.
   • Projets : Mise en place d’un processus automatisé de configuration des produits complexes, personnalisation des workflows de validation pour s’adapter aux politiques de prix spécifiques de l’entreprise.
2. Service Cloud pour le service client :
   • Objectif : Optimiser la gestion des cases clients et améliorer le service après-vente.
   • Projets : Configuration d’email-to-case, de queues et de workflows, mise en place de l’omnichannel ou encore d’un portail client pour le suivi des demandes (Expérience Cloud).
3. Commerce Cloud pour le commerce en ligne :
   • Objectif : Améliorer l’expérience d’achat en ligne et la gestion des commandes.
   • Projets : Développement d’un site e-commerce intégré à Salesforce, configuration des processus de gestion des commandes et des retours, personnalisation de l’expérience utilisateur en fonction des préférences d’achat.

Chaque projet est segmenté en fonction du domaine fonctionnel qu’il affecte, permettant ainsi de se concentrer sur les besoins et les processus spécifiques de chaque département. Cette approche assure que les solutions Salesforce sont optimisées pour répondre aux exigences uniques de chaque fonction, tout en facilitant une gestion plus efficace des ressources et des priorités. 

→ Par type de technologie

Une autre manière de segmenter est par type de technologie, comme les systèmes CRM, ERP, les outils de BI (Business Intelligence), ou les solutions de cloud computing. Cette approche permet de regrouper les projets similaires en fonction des technologies utilisées.

→ Par impact sur les utilisateurs

Les projets peuvent également être segmentés en fonction de leur impact sur les utilisateurs. Par exemple, les projets ayant un impact direct sur les opérations quotidiennes des employés (vente avec CPQ, service avec Service Cloud, FSL,…) peuvent être distingués des projets qui améliorent les capacités de reporting ou d’analyse (Tableau, CRMA, DataCloud,…).

→ Par niveau de complexité et de risque

La segmentation selon le niveau de complexité et de risque aide à organiser les projets en fonction de leur difficulté et de leurs risques potentiels. → Les projets complexes peuvent nécessiter des ressources et une planification plus détaillées, tandis que les projets moins complexes peuvent être gérés plus rapidement : les quick win. 

 

Prioriser les projets de transformation

La priorisation des projets est une étape cruciale pour s’assurer que les ressources sont allouées efficacement et que les initiatives les plus importantes sont traitées en premier. Comment procéder ?

→ Évaluer la valeur business

L’une des premières étapes de la priorisation est d’évaluer la valeur business de chaque projet. Cela implique d’analyser comment chaque projet contribue aux objectifs stratégiques de l’entreprise, tels que l’amélioration de l’efficacité opérationnelle ou la réduction des coûts. Utilisez des critères tels que le ROI, l’impact sur la satisfaction client/collaborateurs, et la contribution à la croissance pour évaluer la “valeur” de chaque projet.

→ Analyser les dépendances et les ressources

Les projets doivent être priorisés en fonction des dépendances et des ressources nécessaires. Certains projets peuvent dépendre de la réalisation d’autres projets ou nécessiter des compétences spécifiques. Une analyse des dépendances et des ressources permet d’identifier les projets qui peuvent être réalisés simultanément ou ceux qui doivent être réalisés en premier.

→ Évaluer les risques

Évaluez les risques associés à chaque projet (via un AMDEC par ex), y compris les risques techniques, opérationnels, et financiers. Les projets avec des risques élevés peuvent nécessiter des mesures de mitigation plus rigoureuses et peuvent être priorisés en fonction de leur impact potentiel sur l’entreprise.

→ Considérer les feedbacks des parties prenantes

Les feedbacks des parties prenantes sont essentiels pour la priorisation. 

Les utilisateurs finaux, les équipes opérationnelles et les autres parties prenantes peuvent fournir des informations précieuses sur les besoins réels et les priorités. Impliquez ces parties prenantes dans le processus de priorisation pour garantir que les projets les plus importants soient pris en compte. 

 

Construire une feuille de route stratégique

Une fois que les projets sont segmentés et priorisés, la construction d’une feuille de route stratégique est la prochaine étape. Il s’agit d’un plan détaillé qui décrit comment et quand les projets seront exécutés aussi appelé roadmap.

→ Définir les phases et les jalons

Divisez la feuille de route en phases et jalons clés. Chaque phase peut correspondre à une série de projets ou à des étapes spécifiques dans le développement d’un projet. Les jalons marquent des points importants dans le calendrier, comme la fin d’une phase ou la livraison d’une fonctionnalité majeure ou le décommissionnement d’un outil.

→ Allouer les ressources et définir les délais

Planifiez les ressources nécessaires pour chaque projet et définissez des délais réalistes. Assurez-vous que les ressources soient disponibles et allouées de manière efficace pour respecter les échéances. Les délais doivent tenir compte des dépendances et des risques identifiés lors de la priorisation.

→ Mettre en place des mécanismes de suivi, d’ajustement et communiquer 

Installez des mécanismes de suivi pour surveiller l’avancement des projets et ajuster la feuille de route si nécessaire via des comités projet/de pilotage ou même lors des comités exécutifs. Utilisez des outils de gestion de projet et des rapports pour suivre les progrès (gantt, jira…), identifier les problèmes potentiels et apporter des ajustements en temps réel. Communiquez régulièrement avec les parties prenantes sur l’avancement des projets, et impliquez-les dans les revues de progrès et les ajustements pour garantir une transparence et une coopération continues. 

Conclusion

Segmenter et prioriser les projets de transformation des SI, ainsi que construire une roadmap stratégique, sont des étapes cruciales pour garantir le succès des initiatives technologiques. En comprenant les objectifs de transformation, en segmentant les projets de manière appropriée, en priorisant en fonction de la valeur business et des ressources les entreprises peuvent maximiser les résultats de leurs projets de transformation des SI. 

 

Sources:

https://blog-gestion-de-projet.com/priorisation-de-projets/

https://www.salesforce.com/fr/