Pourquoi utiliser Flow pour les approbations dans Revenue Cloud ?

Quand on travaille dans un environnement Quote-to-Cash, on sait à quel point les approbations peuvent vite devenir un casse-tête. Une remise trop élevée ? Une clause contractuelle spécifique ? Une exception tarifaire ? Il faut souvent faire valider l’information par plusieurs personnes, dans un ordre bien précis, et sans perdre de temps.

Avec Revenue Cloud Advanced (RCA), Salesforce propose désormais une nouvelle manière de gérer les validations, directement intégrée à la plateforme, grâce à Flow Orchestration. Pas besoin d’acheter un module supplémentaire : cette fonctionnalité est disponible dès Winter ’25 / Spring ’25, et apporte de la souplesse.

L’idée est simple, au lieu d’avoir un processus figé nous pouvons maintenant construire des parcours d’approbation beaucoup plus intelligents :

• Si la remise est faible, pas besoin de validation.
• Si elle dépasse un certain seuil, alors on déclenche une demande pour le manager, ou pour plusieurs personnes en même temps.
• On peut aussi ajouter des étapes en parallèle, afficher un écran clair pour que l’approbateur voie exactement ce qu’il doit faire.

Dans la suite de cet article, on va voir comment ce système fonctionne, comment le mettre en place, et surtout comment l’utiliser concrètement dans le contexte Revenue Cloud/RCA pour tout ce qui touche aux devis et aux remises.

Les bases : types de Flow Orchestration

a. Autolaunched Approval Orchestration

• Lancé manuellement, via un bouton, LWC, Quick Action, Apex.
• Utilisé lorsqu’on souhaite lancer le processus d’approbation “à la demande”.

b. Record-Triggered Approval Orchestration

• Déclenché automatiquement au moment de la création ou de la mise à jour d’un record (par exemple, dès qu’une Quote dépasse 10 % de remise).
• Idéal pour automatiser complètement les validations sans intervention manuelle.

 

Ces deux types de Flow Orchestration permettent une mise en œuvre personnalisée et adaptée aux besoins : approbation à la demande ou en temps réel selon vos conditions.

Structure d’un Flow Orchestration

Chaque orchestration est basée sur trois éléments clés :

a. Stages

Représentent des phases logiques du processus (exp : Manager, Finance, Juridique). Chaque stage regroupe plusieurs Steps.

b. Steps

• Approval Step : étape interactive où l’on présente un Screen Flow à l’approbateur, avec options de notifications, verrouillage du record et champs à renseigner (approvalDecision, approvalComments).
  
• Background Step : flow autolaunch exécuté en arrière-plan pour mises à jour, automatique, sans intervention
  

Un stage peut contenir des steps en séquence ou en parallèle (exp : Manager et Finance en parallèle si remise > 20 %).

c. Evaluation Flows & Conditions

Permettent de contrôler :

• les critères de déclenchement (exp: montant, type de client)
• l’exécution conditionnelle des steps (exp: uniquement si remise > 20 %)
• la transition vers le stage suivant ou les chemins alternatifs.

Un Decision element dans Flow complète cette logique, permettant une orchestration sophistiquée et lisible.

Interface utilisateur & suivi

a. Work Guide Component

Ajouté sur la page Quote/Opp, rend visible l’étape active et permet à l’approbateur d’agir directement.

Figure 1: Work Guide Component

b. Approval Trace Component

Remplace l’ancien “Approval History”. Visualise les étapes passées, décisions, approbateurs, commentaires.

Figure 2: Approval Trace Component

c. Lightning App “Approvals”

Permet :

• Suivi global des Approval Submissions, Work Items, erreurs, statuts.
• Gestion des Flows d’approbations.

Figure 3: Lightning App – Approval Interface

Bonnes pratiques

• Cartographiez votre process : identifiez rôles, remises, étapes, escalades.
• Créez les flows nécessaires :

Screen Flows (exp: template Evaluate Approval Requests).
Auto-launched flows pour updates, Get des informations.

• Assemblez l’orchestration : stages, steps, evaluation, decision paths.
• Ajoutez les composants UI : Work Guide + Approval Trace sur les pages concernées.
• Testez en sandbox : cas d’approbation, rejet, erreurs.
• Déployez & surveillez via l’App Approvals.

Exemple concret de configuration

Description du processus d’approbation des devis

Lorsqu’un devis est soumis, deux processus d’approbation distincts mais parallèles peuvent être déclenchés :

a.  Approbation liée aux marges et aux typologies de produits

• Chaque ligne du devis est analysée en fonction de :
  La marge commerciale réalisée.
  La typologie du produit concerné.
• Selon la marge calculée, un ou plusieurs niveaux d’approbation sont requis :
  Marges faibles → manager commercial,
  Marges critiques → directeur des ventes,
  Marges négatives → direction générale.

b. Approbation des conditions de paiement

Si les conditions de paiement sont différentes du standard client, un second processus s’active (un deuxième flow Record-Triggered Approval Orchestration).

c. Validation finale du devis

• Les deux processus d’approbation fonctionnent en parallèle.
• Le devis ne peut être validé que si :
  Toutes les approbations liées aux marges et aux typologies produits sont complétées.
  Et que l’approbation des conditions de paiement, si déclenchée, est également obtenue.

Figure 4: Exemple de Flow Autolaunched utilisé dans l’orchestration

Figure 5: Exemple de Flow Autolaunched Approval Orchestration

Conclusion

Pour celles et ceux qui prennent plaisir à construire des flows et à modéliser des processus métier, l’Approval Orchestration Flow offre un terrain d’expression inédit. On dépasse le simple « submit for approval » pour entrer dans une logique bien plus riche : conditions complexes, étapes parallèles, interactions guidées, tout est pensé pour répondre aux besoins réels. Et tout cela, nativement dans Salesforce, sans nécessiter de module supplémentaire.

C’est aussi une opportunité idéale pour repenser ses processus d’approbation, les rendre plus clairs, plus agiles, et surtout mieux adaptés aux exigences opérationnelles.

 

Sources:

https://help.salesforce.com