Ce n’est que quelques années après mes débuts dans l’écosystème Salesforce que j’ai découvert, et participé à des séances de ce que l’on appelle la Design Authority (ou la D.A). 

Derrière ce grand mot se cache un groupe de gouvernance chargé de définir et de valider les orientations techniques et fonctionnelles du projet. Son rôle est d’assurer que les décisions prises respectent les bonnes pratiques, les standards de l’entreprise et les exigences du projet, tout en minimisant la dette technique. Il permet également d’assurer la cohérence, la qualité et la pérennité des solutions mises en place.

La Design Authority intervient dès la phase de conception et continue à jouer un rôle clé tout au long du cycle de vie du projet. Elle veille à l’alignement de multiples équipes métiers et techniques, favorise la réutilisation des composants existants et garantit que les innovations technologiques sont intégrées de manière contrôlée.

Regardons de plus près l’intérêt et les bonnes pratiques pour mettre en place des instances de Design Authority.

Les enjeux sans Design Authority

Peut-être qu’en tant que consultant, vous vous êtes déjà retrouvé à devoir partir à la pêche à l’information pour savoir quel collègue a travaillé sur quelles fonctionnalités. Vous pensiez que configurer un simple automatisme serait facile et rapide, mais cela s’avère être un véritable dédale d’embuches et de complications. Simplement parce que vous ne saviez pas quelles équipes sont impliquées et ni les différentes règles métiers. 

Sans une Design Authority, et surtout dans le cadre multi-équipes, les projets Salesforce peuvent rapidement déraper. Voici quelques risques majeurs :

• Incohérence technique : Différentes équipes peuvent implémenter des solutions redondantes ou incompatibles, ce qui peut engendrer des conflits d’architecture.
• Dette technique accrue : Des choix non alignés avec les bonnes pratiques peuvent mener à une complexité excessive et à des coûts de maintenance élevés. Par exemple, l’utilisation de multiples systèmes d’authentification ou la duplication des objets et flux de travail peut nuire à la performance.
• Perte de gouvernance : Sans validation centralisée, des décisions critiques peuvent être prises sans considérer les impacts à long terme, ce qui peut mener à une prolifération d’implémentations disparates.
• Difficultés d’intégration : Les systèmes externes et internes peuvent être mal connectés, impactant l’expérience utilisateur et la performance globale de l’organisation.

Les bénéfices d’une Design Authority

C’est pourquoi mettre en place une Design Authority apporte de nombreux avantages que ce soit pour vos consultants et développeurs, ou vos équipes métiers:

• Standardisation et cohérence : Une approche harmonisée garantit une meilleure intégration et facilite la maintenance des systèmes informatiques.
• Alignement avec les meilleures pratiques : Les solutions mises en place sont optimisées et suivent les recommandations Salesforce, assurant ainsi une plus grande efficacité.
• Meilleure gestion des risques : Les décisions sont prises en connaissance de cause, réduisant les impacts négatifs à long terme et limitant les coûts de refonte ou d’adaptation.
• Efficacité accrue : Une gouvernance claire accélère la prise de décision et évite les allers-retours inutiles entre différents intervenants.

Mise en place d’une Design Authority

Pour qu’une Design Authority soit efficace, voici les éléments à prendre en compte :

• Composition : Elle inclut des architectes Salesforce, des experts techniques, des responsables IT, des représentants métiers et parfois des consultants extérieurs pour une vision plus large. En d’autres termes, toutes les parties prenantes nécessaires au bon fonctionnement d’un projet.
• Rôles et responsabilités :
  • Valider les choix techniques et architecturaux.
  • Garantir l’alignement avec les exigences métiers.
  • Identifier et atténuer les risques techniques et fonctionnels.
  • S’assurer de l’harmonisation entre les différentes instances et projets Salesforce d’une organisation.
  • Définir les standards en matière de développement, de sécurité et d’intégration.
• Processus de validation : Un cadre clair et une fréquence raisonnable doivent être défini pour analyser et approuver les solutions proposées, avec des méthodes d’escalade pour les décisions critiques.
• Documentation et suivi : Chaque décision doit être documentée pour assurer la traçabilité et la cohérence du projet, facilitant ainsi l’audit, la transmission des informations et la formation des équipes futures.

Cas d’usage et bonnes pratiques

Prenons l’exemple d’une entreprise d’envergure internationale, disposant d’un CRM Salesforce global. Sans Design Authority, chaque région pourrait adopter ses propres standards, rendant l’harmonisation complexe et la maintenance onéreuse. En instaurant une Design Authority, les solutions sont uniformisées, les développements sont rationalisés et la gouvernance est renforcée, permettant ainsi une évolution et une maintenance plus fluide du système, bien que les équipes techniques et fonctionnelles soient toutes situées dans différents coins du globe.

Parmi les bonnes pratiques, nous notons les suivantes :

• Impliquer les parties prenantes dès le début du projet afin d’assurer un alignement entre la vision technique et les besoins métiers.
• Réaliser des revues régulières (hebdomadaires idéalement) pour valider les solutions techniques et ajuster les orientations stratégiques.
• Utiliser des outils collaboratifs pour centraliser les demandes et les décisions prises, documenter les standards et garantir la transparence.
• Favoriser une approche Agile en intégrant la Design Authority dans les cycles de développement pour une réactivité optimale, et notamment les mises à jour de Salesforce.

Conclusion

Intégrer une Design Authority dans un projet Salesforce est une approche essentielle pour garantir une gouvernance efficace, limiter les risques de dettes techniques et assurer la pérennité des solutions mises en place. Elle permet de standardiser les pratiques, d’optimiser les décisions et d’améliorer la qualité globale des projets. Adopter cette méthodologie, c’est investir dans la réussite à long terme des implémentations Salesforce tout en assurant un cadre structurant aux parties prenantes et adapté aux évolutions futures de l’entreprise.